Jak się przygotować na lunch lub kolację biznesową?

Kolacja lub lunch biznesowy to więcej niż posiłek. To moment, w którym decyzje zawodowe spotykają się z etykietą, umiejętnościami interpersonalnymi i subtelnymi aspektami profesjonalizmu. Dobrze przeprowadzona, może prowadzić do trwałych relacji biznesowych, otwierania nowych możliwości i budowania zaufania. Właśnie dlatego odpowiednie przygotowanie do takiego spotkania ma kluczowe znaczenie. W tym artykule omówimy, jak zadbać o każdy aspekt spotkania biznesowego w restauracji – od wyboru miejsca po odpowiednie zachowanie przy stole.

1. Wybór odpowiedniego miejsca

Przede wszystkim, wybór restauracji ma ogromne znaczenie. Jeśli organizujesz spotkanie, postaraj się wybrać lokal, który odpowiada potrzebom wszystkich uczestników. W Hotelu**** ETER oferujemy zarówno elegancką restaurację, jak i bardziej swobodną atmosferę w innych częściach naszego obiektu, co pozwala dostosować się do charakteru spotkania.

Przy wyborze miejsca warto zwrócić uwagę na kilka aspektów:

• Cisza i dyskrecja: restauracja nie powinna być zbyt głośna, aby umożliwić swobodną rozmowę biznesową.
• Menu: dobrze, aby oferta restauracji była zróżnicowana i pozwalała na wybór zarówno bardziej formalnych dań, jak i tych, które można spożywać w mniej zobowiązującej atmosferze.
• Dieta gości: warto zorientować się, czy któryś z uczestników spotkania ma szczególne preferencje dietetyczne (np. dieta wegańska, wegetariańska, bezglutenowa) i zadbać o to, by restauracja mogła sprostać takim wymaganiom.

2. Przed spotkaniem – przygotowanie merytoryczne

O ile podczas takiego spotkania istotne jest, by w pierwszej kolejności skupić się na rozmowie towarzyskiej i budowaniu relacji, to warto przyjść przygotowanym pod względem merytorycznym. Oto kilka wskazówek:

• Znajomość agendy: upewnij się, że wiesz, jaki jest główny cel spotkania. Czy to negocjacje, prezentacja nowych pomysłów, czy bardziej ogólne budowanie relacji – zrozumienie celu pomoże Ci odpowiednio się przygotować.
• Przygotowanie dokumentów: jeśli planujesz prezentację konkretnych materiałów, dobrze jest mieć je w formie cyfrowej na urządzeniu mobilnym lub – w bardziej tradycyjny sposób – wydrukowane.
• Research na temat uczestników: to, że znasz swoich rozmówców, nie oznacza, że nie warto dowiedzieć się o nich czegoś więcej. Nawet podstawowe informacje o ich preferencjach, zainteresowaniach lub ostatnich osiągnięciach mogą być cennym punktem zaczepienia w rozmowie.

3. Ubiór – elegancja i komfort

Strój na lunch lub kolację biznesową powinien odzwierciedlać zarówno profesjonalizm, jak i odpowiednią etykietę. Jednocześnie warto pamiętać o wygodzie. Spotkania biznesowe trwają czasem kilka godzin, dlatego wybór odzieży powinien uwzględniać komfort, abyś mógł swobodnie się poruszać i czuć się pewnie przez cały czas.

4. Pierwsze wrażenie – punktualność i powitanie

Pierwsze wrażenie podczas biznesowego spotkania przy stole zaczyna się jeszcze przed samym wejściem do restauracji. Punktualność jest kluczowa. Spóźnienie może świadczyć o braku szacunku dla czasu innych osób, co w kontekście biznesowym jest poważnym błędem.

Gdy przybywasz na miejsce, upewnij się, że pierwsze powitanie jest serdeczne, ale nie zbyt formalne. Warto pamiętać o uścisku dłoni (w krajach, gdzie jest to normą), a także o przedstawieniu się, jeśli spotykasz się z kimś po raz pierwszy.

5. Etykieta przy stole

Gdy już zasiądziecie do stołu, przestrzeganie zasad etykiety jest kluczowe. Poniżej kilka podstawowych zasad, które mogą się przydać:

• Korzystanie z zastawy: zwykle zaczynamy od sztućców położonych najbardziej na zewnątrz i stopniowo przesuwamy się do wewnątrz w miarę postępu posiłku.
• Telefon na bok: podczas biznesowej kolacji lub lunchu telefon powinien być wyciszony i odłożony na bok. Ciągłe sprawdzanie wiadomości może być odbierane jako brak zaangażowania w rozmowę.
• Rozmowa: choć celem spotkania jest rozmowa biznesowa, nie powinna ona dominować od początku. Zwykle pierwsze minuty spędza się na luźnej rozmowie, budując atmosferę. Tematy prywatne są często mile widziane, ale warto unikać drażliwych kwestii takich jak polityka czy religia.
• Zamawianie posiłków: jeśli jesteś gościem, warto zapytać gospodarza o sugestie dotyczące menu. Należy też unikać zamawiania najbardziej ekstrawaganckich dań, które mogą wprowadzać w niekomfortową sytuację pozostałych gości.

6. Prowadzenie rozmowy biznesowej

Wielu z nas uważa, że rozmowa biznesowa podczas posiłku powinna być od razu skoncentrowana na interesach. Jednak kluczem do sukcesu jest umiejętność przeplatania tematów prywatnych z zawodowymi w sposób naturalny. Warto zacząć od swobodnej rozmowy, na przykład o podróży, pogodzie czy aktualnych wydarzeniach.

Gdy rozmowa skieruje się ku biznesowi:

• Bądź konkretny: jeśli temat spotkania jest jasny, postaraj się trzymać agendy, ale nie narzucaj jej zbyt formalnie. Naturalny przepływ rozmowy buduje relacje.
• Uważne słuchanie: zwracaj uwagę na to, co mówią inni uczestnicy. Często w rozmowach biznesowych najwięcej można zyskać dzięki umiejętności słuchania, a nie mówienia.
• Kulturalna wymiana zdań: nawet jeśli dyskusja staje się bardziej intensywna, warto zachować spokój i unikać przerywania rozmówcy.

7. Rachunek i zakończenie spotkania

Kwestia rachunku bywa źródłem niepotrzebnego stresu. Jeśli jesteś gospodarzem spotkania, naturalnym jest, że to Ty pokrywasz koszty posiłku. Najlepiej jest dyskretnie uregulować rachunek przed zakończeniem spotkania, aby uniknąć niepotrzebnych dyskusji przy stole.

Zakończenie spotkania to równie ważny moment, co jego rozpoczęcie. Pamiętaj o serdecznym podziękowaniu za spotkanie i możliwość wspólnego posiłku. W niektórych sytuacjach warto zasugerować kontynuowanie rozmów w innym, mniej formalnym miejscu, np. przy kawie lub drinku w hotelowym lobby.

8. Podsumowanie

Lunch lub kolacja biznesowa to znakomita okazja do budowania relacji, omawiania ważnych tematów i otwierania nowych możliwości zawodowych. Kluczowe znaczenie ma odpowiednie przygotowanie – zarówno pod względem merytorycznym, jak i dotyczącym etykiety. Pamiętajmy, że sukces takiego spotkania zależy nie tylko od rozmowy biznesowej, ale także od atmosfery, którą stworzymy przy stole.